Stichting Op de Hoogte van Bolivia (SOHB) bewaart in verschillende gevallen persoonlijke gegevens van betrokkenen bij de stichting. In eerste instantie gebeurt dit om betrokkenen op de hoogte te houden van het werk van de stichting via regelmatige nieuwsbrieven. Hiervoor worden de emailadressen van betrokkenen bewaard in een mailprogramma van MailChimp. Bij elke nieuwsbrief is er de optie zich uit te schrijven uit de nieuwsbrief.
Een tweede reden om gegevens van betrokkenen te bewaren is om contact te onderhouden over mogelijke ondersteuningsmogelijkheden en activiteiten rondom het werk van de stichting. De bestuursleden van de stichting hebben elk hun eigen contactpersonen met wie zij in eerste instantie het contact onderhouden. Het kan hierbij gaan om particulieren, of om contactpersonen die een instelling als een kerk of school vertegenwoordigen. De gegevens die bewaard worden zijn: volledige naam van de betrokkene, e-mail adres, en, indien beschikbaar en indien nodig om praktische en logistieke redenen, woon- en of postadres. Deze contactgegevens worden opgeslagen in de persoonlijke emailaccounts van de bestuursleden. De bestuursleden wisselen indien nodig deze gegevens uit tijdens bestuursvergaderingen, of via e-mail of telefonisch contact. De gegevens worden enkel in overleg met de betreffende persoon, gedeeld met derden, om praktische en logistieke redenen (bijvoorbeeld het uitwisselen van Boliviaanse producten of lesmaterialen via derden – bekenden van de bestuursleden – die in de buurt van de plaats van bestemming wonen).
Als laatste bewaart de stichting de gegevens van donateurs (particulieren en instellingen). Een overzicht van deze gegevens wordt bewaard in een Excel spreadsheet door de penningmeester van SOHB. Het gaat om voor- en achternaam, rekeningnummer, postadres en e-mailadres. Deze gegevens worden gebruikt om incasso opdrachten te versturen voor het toezeggen van donaties. Deze gegevens worden slechts met de bank van de stichting (Rabobank) gedeeld voor de financiële transacties. Het secretariaat van de stichting probeert donateurs via e-mail of postadres (afhankelijk van wat bekend is) een bedankkaart te sturen voor donaties.
Wij proberen te allen tijde voorzichtig om te gaan met uw vertrouwelijke gegevens. Wilt u uw gegevens inzien, laten verwijderen, of corrigeren? Dat kan: klik hier om ons daarover te mailen.